در این مقاله می خواهیم به هشت نکته که باید در هنگام انتخاب نرم افزار CRM مناسب برای کسب و کارتان در نظر داشته باشید اشاره کنیم:
1. اهداف: دانستن این نکته که می خواهید چه مشکلی را حل کنید مهم است. اهداف زیر را به ترتیب اهمیتی که در کسب و کارتان دارند مرتب کنید تا مشخص شود کدام ابزار نرم افزار CRM بیشترین کارایی را برای شما دارد:
- ردیابی سرنخ ها و دیگر فعالیت های مرتبط با سرنخ ها
- ردیابی پایگاه مشتریان
- ردیابی فرصت ها و نرخ بستن قراردادها
- ارائه ی اتصال بین تیم ها
- مدیریت روابط
- ایجاد گزارش های سفارشی شده
- تنظیم عملیات های تجاری
- افزایش سودآوری
- افزایش بهره وری
2. پیاده سازی: این بخش کلیدی کار است. هر زمانی که نرم افزاری را تغییر می دهید یا نرم افزار جدیدی معرفی می کنید، یک دوره ی پیاده سازی وجود خواهد داشت. در بعضی از موارد، شاید نیاز به یک مشاور خارجی یا کارمندی که مسئولیت تنظیمات را بر عهده بگیرد داشته باشید. در هر صورت، دوره ای آموزشی و آزمایشی خواهید داشت که در آن باگ های سیستم حل شده و بهترین کاربردها تثبیت خواهند شد. بنابراین، حتی اگر هزینه های پیاده سازی خارجی وجود نداشته باشند، باز هم هزینه های مرتبط با آموزش تیمی که با سیستم کار می کنند و آپلود کردن داده ها در پلتفورم جدید وجود خواهند داشت. پیاده سازی ممکن است متحمل هزینه های زیادی شود و از افرادتان وقت زیادی بگیرد که می توانند آن را صرف انجام کارهای فعلی شان کنند، پس این مرحله را دست کم نگیرید.
3. پذیرش کاربر: فرقی نمی کند که چه سیستمی را انتخاب می کنید، در هر حال افرادی در تیم تان خواهند بود که در مقابل تغییر مقاومت می کنند. در بعضی از موارد، ممکن است کارمندان بخش فروش تان احساس کنند که با خطر مواجه شده اند. این یک شکایت رایج بین فروشنده ها است زیرا آنها اعتقاد دارند که با تسلیم اطلاعات تماس مشتریان شان موقعیت خود را به خطر می اندازند. نکته ی مهم در اینجا این است که باید خیال فروشنده هایتان را راحت کنید و به آنها نشان دهید که به اشتراک گذاشتن اطلاعات مشتریان شان با دیگران آنها را به خطر نمی اندازد، زیرا هنوز هم آنها مسئول برقراری ارتباط شخصی با مشتریان هستند. دخالت دادن تیم فروش در فرایند انتخاب و دخالت دادن آنها در تمامی مراحل این پروسه باعث می شد در مورد سیستم جدید کمتر احساس خطر کنند. هر قدر اختیار کارمندان شما در انتخاب ابزار جدید بیشتر باشد، احتمال اینکه آن را بپذیرند و به همکاران شان نیز در پذیرش آن کمک کنند بیشتر خواهد بود.
4. متحرک بودن: متحرک بودن در دنیای امروز کلیدی است. نیروهای فروش شما به احتمال زیاد باید در حرکت باشند و از دستگاه های زیادی، از تلفن همراه گرفته تا تبلت و لپتاپ استفاده کنند تا به نرم افزار CRM جدید شما دسترسی داشته باشند. دنبال ابزاری بگردید که بتوان از طریق دستگاه های مختلفِ بر پایه ی اینترنت به آنها دسترسی داشت. به خاطر داشته باشید که بیشتر افراد بخش فروش خیلی زود خودشان را با تکنولوژی سازگار می کنند، بنابراین پلتفورمی نیاز دارید که به طور منظم به روز رسانی شده و با تکنولوژی های جدید همراه شود.
5. سفارشی سازی: ابزارهای نرم افزار CRM با در نظر داشتن فرایندهای تجاری زیادی تهیه شده اند. فرایند هر کسب و کاری متفاوت است. این چیز بدی نیست. این چیزی است که شما را از رقبایتان متمایز می کند. مهم است که نرم افزار CRM شما به اندازه ی کافی انعطاف پذیر باشد تا بتواند فرایندهای تجاری شما را مدیریت کند. به همین شکل، یک نرم افزار CRM می‌خواهید که با کسب و کار شما رشد کرده و بتواند بدون نیاز به جایگزینی با فرایندهایی که دائما در حال تغییر هستند سازگار شود.
6. سازگاری: با اینکه با اتصال اپلیکیشن های بیشتری از طریق API ها، سازگاری با سیستم های متعدد مشکل کمتری ایجاد می کند، باز هم باید مطمئن شوید که نرم افزار CRM که شما انتخاب می کنید می تواند با دیگر اپلیکیشن هایی که دارید تعامل داشته باشد. اگر برای متصل کردن تمامی سیستم هایتان از طریق API ها نیاز به کمک دارید، به دنبال پلتفورم ثالثی بگردید که بتواند سیستم های شما را به هدف مؤثر کردن سازمان دهی داده هایتان با هم ادغام کند.
7. دِموی محصول: اطمینان حاصل کنید که می توانید به دِموی محصول دسترسی داشته باشید و از همه مهتر اینکه می توانید از این دِمو استفاده کنید. از این طریق شما این فرصت را دارید تا سیستم را به معنای واقعی امتحان کنید و نقاط ضعف و قدرتش را با توجه به نیازهای تجاری خودتان بشناسید. در خیلی از مواقع، افراد تقاضای دموی محصول می دهند فقط برای اینکه نگاه مختصری به آن بیندازند و ببینند آیا کار می کند یا خیر. در این مرحله، بهتر است وقت بیشتری بگذارید تا در بلند مدت در وقت صرفه جویی کنید.
8. گزارش دهی: با اینکه تمامی کاربردهای نرم افزار CRM خوب هستند، قابلیت گزارش دهی محصول است که واقعا به شما کمک می کند تا از رقبا پیشی بگیرید. قابلیت سفارشی کردن گزارش ها بر اساس داده های منحصر به فرد شما، موفقیت ها، شکست ها و فرصت های بهبود را به نمایش نمی گذارند. ممکن است فکر کنید که فرایندهای تجاری شما کارآمد هستند، اما شاید داده ها چیز دیگری نشان دهند. اطمینان دادن به تیم فروش به این هدف که داده های صحیح مشتریان را وارد سیستم کنند برای تعیین محصولات، خدمات و قیمت مناسب و خدمات توزیع و تحویل که نیاز کسب و کار شما است حیاتی است.
انتخاب نرم افزار CRM مناسب کسب و کار شما فرایند مهمی است. دنبال کردن مراحلی که در این مقاله ذکر شد شروع خوبی است، اما اطمینان حاصل کنید که زمان کافی را صرف تحقیق برای انتخاب بهترین نرم افزار CRM برای سازمان تان می کنید. باید مطمئن شوید که مناسب ترین سیستم را برای مدل تجاری تان انتخاب می کنید، زیرا داشتن نرم افزار CRM مناسب در رشد شرکت شما حیاتی است.