بسیاری از مدیران در زمان تهیه نرمافزار CRM تنها زمان خرید نرم افزار را در نظر گرفته و به آینده آن توجه ندارند. تصور کنید مبلغ قابل توجهی صرف آموزش و سفارشی سازی نرم افزار گردیده ولی به نتیجه لازم نرسیده اید. در این صورت یا باید قید هزینه های پرداختی را زده و نرمافزار دیگری تهیه نمایید و یا با تمام مشکلات موجود کار خود را با همین نرمافزار ادامه دهید. در ادامه به نکاتی اشاره میشود که میتواند در درازمدت باعث ناامیدی شرکت ها از نرمافزار و در نتیجه تعویض نرمافزار گردد. توجه به این موارد کمک میکند تا در زمان خرید مواردی که در آینده ممکن است برایتان مشکلساز شود هم در نظر داشته باشید:
سفارشیسازی و مقیاسپذیری:
چنانچه برای کسب و کار خود به سفارشی سازی نیاز دارید از همان ابتدا انتظارات خود را اعلام نمایید. در بسیاری از پروژهها، شرکتها برای سفارشیسازی نرم افزار CRM مطابق نیازمندیهای کسب و کار و فرآیندهای سازمانیشان به بنبست میرسند.
پایین بودن نرخ پذیرش کارکنان:
اطمینان حاصل کنید که نرمافزار خریداری شده متناسب با نیازهای کارکنان است. چنانچه کاربران اصلی CRM به نرمافزار تهیه شده اعتماد نکنند احتمال موفقیت پروژه بسیار پایین خواهد بود.
بالا بودن هزینههای پشتیبانی:
هزینه ارائه خدمات پشتیبانی مطابق با تعرفه نظام صنفی میباشد. ولی ممکن است به دلایل مختلف هزینههای پشتیبانی نرم افزارهای CRM جهش بسیار زیادی داشته باشد. به عنوان مثال اگر یک کاربر با سابقه شرکت را ترک کند، اطلاعات فراوان و ارزشمند خود در مورد نرمافزار را درباره آموزش، گزارشسازی و… به همراه خود از شرکت خواهد برد. بنابراین آموزش نرم افزار به فرد جدید ممکن است به قدری مشکل باشد که شرکت تصمیم بگیرد از نرم افزار سادهتری استفاده کند.
محدودیت روشهای دسترسی به نرم افزار:
با رشد تکنولوژی تمایل افراد به دسترسی ساده تر به نرمافزار بیشتر خواهد شد. افراد تمایل خواهند داشت که علاوه بر دفتر شرکت، از هر مکان دیگری به اطلاعات نرمافزار دسترسی داشته باشند. همچنین تمایل دارند با ابزارهای مختلف – مانند رایانه، لپتاپ، تلفن هوشمند – و پلتفرمهای مختلف – مانند ویندوز، اندروید، iOS – به CRM متصل شوند. محدودیت دسترسی باعث میشود که مشتریان ترجیح بدهند از راهکار بروزتری استفاده کنند.
پایین بودن نرخ پذیرش کارکنان:
با گذر زمان، ممکن است کارکنان سازمان به این نتیجه برسند که نرم افزار خریداری شده، متناسب با نیازهایشان نیست. اگر کاربران اصلی CRM – که معمولا کارکنان واحدهای بازاریابی، فروش و خدمات پس از فروش هستند – به این راهکار اعتماد نکنند، احتمال موفقیت این پروژه بسیار پایین خواهد بود.